Cât costă managementul unui studio de fitness în 2026 — ghid transparent de costuri
Costul lunar al unui sistem de rezervări pentru un studio boutique din România începe de la 99 RON cu TVA inclus (varianta solo) și poate urca până la 489 RON cu TVA inclus (studio cu mai mulți antrenori) — în funcție de numărul de instructori și funcționalitățile necesare. NexiBook nu percepe comision de platformă; se aplică doar taxele procesatorului de plată ales (Stripe sau Netopia), iar facturarea se integrează cu SmartBill sau Oblio. Varianta „gratuită" bazată pe Excel și WhatsApp nu are abonament, dar are un cost ascuns: pierderi din no-show-uri fără plată în avans și timpul de muncă administrativă.
Întrebarea „cât costă un sistem de rezervări studio?" pare simplă. Răspunsul scurt — între 99 și 489 RON pe lună cu TVA inclus — este corect, dar incomplet. Costul real include mai multe straturi: abonamentul, procesatorul de plată, facturarea, timpul tău și orice costuri care apar doar după ce ai ales.
Acest articol este un ghid transparent. Îți arată cele trei moduri reale de a-ți conduce studioul, costurile pe care le include NexiBook, ce merită verificat în orice ofertă și prețurile pe care le afișează NexiBook — fără discount-uri invente și fără condiții ascunse.
1. Cele trei moduri de a-ți conduce studioul
Orice studio din România funcționează, în 2026, pe una din aceste trei abordări. Fiecare are un cost diferit și un nivel diferit de control.
1.1. Manual, cu Excel și WhatsApp
Cei mai mulți proprietari încep aici: o foaie de calcul cu orele și clienții, mesaje pe WhatsApp pentru confirmări, facturi emise manual în PDF la început de lună. Nu există abonament lunar, dar există cost ascuns — timpul tău și al echipei, plus pierderile din greșeli.
Când are sens: la început, cu foarte puțini clienți, sau ca test înainte de a investi într-o platformă dedicată.
1.2. Unelte separate (calendar + plată online + facturare manuală)
A doua treaptă este asamblarea unor unelte care rezolvă bucăți din problemă: un calendar online, un procesator de plată, un modul de facturare. Funcționează pentru un anumit timp, dar apare costul de „lipire": datele nu circulă între sisteme, reconcilierea e manuală, iar experiența clientului este fragmentată.
Când are sens: când ai nevoie urgentă de o soluție parțială și ești dispus să investești timp în operațiuni manuale de legătură.
1.3. Platformă integrată de management de studio
A treia abordare este o platformă care adună totul într-un singur loc: programări, plăți, facturare ANAF, comunicare cu clienții, raportare, și — în cazul nostru — o singură platformă cu conturi pentru proprietar, antrenori și clienți.
Când are sens: de îndată ce timpul petrecut pe operațiuni începe să-ți consume prea mult din săptămână.
2. Costul real al variantei „fără cost"
Costul ascuns al variantei manuale are trei componente clare:
- Timp de muncă administrativă: confirmări, mutări de ore, emitere facturi, urmărire plăți, răspuns la mesaje. Îl plătești fie cu orele tale, fie cu salariul cuiva din echipă.
- Pierderi din no-show-uri: fără plată în avans și fără remindere automate, rezervările neonorate rămân fără încasare.
- Erori de facturare și reconciliere: factura greșită, suma neîncasată, abonamentul nefacturat. Fiecare eroare cere timp de investigat și corespondență cu clientul.
Din costul variantei gratuite, doar o parte apare în contabilitate. Restul este timp nerambursabil și venit neîncasat.
3. Din ce se compune costul cu NexiBook
Costul total include mai multe straturi: abonament, procesator de plată, facturare și timp. Cu NexiBook, ele arată astfel:
| Categorie de cost | Cum arată cu NexiBook |
|---|---|
| Abonament lunar | 99-489 RON cu TVA inclus, în funcție de plan |
| Comision de platformă | 0% peste abonament |
| Procesator de plată (Stripe/Netopia) | Plata ajunge direct pe firma studioului; se aplică taxele procesatorului ales |
| Facturare | Integrare cu SmartBill și Oblio |
| Neprezentări (no-show) | Plată în avans și remindere automate disponibile |
Important este să privești costul total, nu doar abonamentul.
4. Ce să verifici în orice ofertă înainte de a alege
Indiferent de furnizor, pune aceste întrebări și cere răspunsurile în scris.
4.1. Comision per tranzacție peste abonament
Întreabă explicit: „Plata procesată prin Stripe/Netopia are comision suplimentar față de abonament?" Calculează apoi cât ar însemna acel procent la încasările tale lunare. La NexiBook, comisionul de platformă este 0%.
4.2. Module plătite separat
Raportare, facturare, marketing, clase live online, galerie video on-demand: cere lista completă a funcționalităților incluse în planul de bază și a celor care se plătesc separat.
4.3. Costul de migrare și de pornire
Întreabă dacă migrarea datelor și configurarea inițială au un cost separat. La NexiBook, datele se importă din Excel sau CSV (exportul din platforma actuală), iar înainte de aplicare vezi un raport și aprobi tu.
4.4. Suportul
Întreabă dacă suportul în română este inclus și în ce interval orar răspunde. Pentru un studio cu ore de vârf seara, intervalul orar contează.
4.5. Ce se întâmplă când studioul crește
Întreabă dacă planul se schimbă automat la un anumit număr de clienți, instructori sau rezervări și cât costă planul următor. Verifică dacă prețul crește treptat sau are salturi bruște.
4.6. Facturarea electronică
Verifică dacă există integrare cu programul de facturare pe care îl folosești (NexiBook se integrează cu SmartBill și Oblio), pentru a nu emite facturile de mână.
5. Prețurile NexiBook, pe înțelesul tuturor
NexiBook este o platformă de management de studio fondată în 2024 la Timișoara. Nu este „software de programări" în sensul clasic — este o singură platformă cu trei conturi: unul pentru proprietar (panou de control, rapoarte, facturare), unul pentru antrenori (programul lor, lista de clase, prezențe), unul pentru clienți (rezervare, plată, video on-demand).
Toate prețurile de mai jos sunt cu TVA 21% inclus, plata lunară, fără contract pe termen lung:
| Plan | Preț lunar (TVA inclus) | Ce include |
|---|---|---|
| Solo | 99 RON | Un singur cont de administrator, clienți nelimitați, 10 servicii active, plăți Stripe + Netopia, facturare automată, configurare self-serve cu ghid pas cu pas. Pentru cine conduce și predă singur. |
| Studio | 249 RON | Administrator + 3 antrenori cu login propriu, clienți nelimitați, 20 servicii active, management Reformer (aparate numerotate, credite, conversie grup-privat), clase live în browser (acces timpuriu), configurare făcută de echipa NexiBook. Pentru studiouri cu echipă mică. |
| Studio Pro | 489 RON | Până la 10 antrenori cu login propriu, clienți nelimitați, 30 servicii active, rapoarte financiare per antrenor, tracking comisioane, notificări WhatsApp către clienți incluse, configurare făcută de echipa NexiBook. |
| NexiScreen (modul video) | 449 RON | Platformă video integrată în NexiBook: bibliotecă video dedicată, cursuri on-demand și replay-uri de vândut. Preț de la 449 RON/lună. |
0% comision de platformă peste abonament — Stripe și Netopia sunt integrate, plata se face direct pe contul tău de procesator. Se aplică doar taxele procesatorului de plată ales, conform politicii acestuia.
Alte detalii practice: 14 zile trial fără card, garanție de 30 de zile bani înapoi după primul abonament. Solo se configurează singur, cu ghid pas cu pas; de la Studio în sus configurarea o face echipa NexiBook.
6. Cum pui costul în perspectivă
Un calcul simplu:
- Rezervări pe săptămână: numărul pe care îl rulezi acum.
- Preț mediu pe clasă: ce încasezi per rezervare, în medie.
- Rata de no-show actuală: câte rezervări se pierd fără plată în avans.
- Ore administrative pe săptămână: cât timp petreci în Excel, WhatsApp, facturare manuală.
Compară costul abonamentului cu valoarea orelor tale și cu rezervările pierdute azi. Fiecare studio are alte cifre, așa că fă calculul cu numerele tale.
Vrei să vezi cum ar arăta studioul tău pe NexiBook? 14 zile trial, fără card. Importul îl verifici și îl aprobi tu.
Începe gratuit 14 zile →Întrebări frecvente
Cât costă în 2026 un sistem de rezervări pentru un studio de fitness din România?
Între 99 și 489 RON pe lună cu TVA inclus, în funcție de numărul de instructori și funcționalități. Fără comision de platformă; se aplică taxele procesatorului de plată ales (Stripe/Netopia), iar facturarea se integrează cu SmartBill sau Oblio.
Cât costă varianta gratuită (Excel + WhatsApp) în realitate?
Varianta gratuită nu are abonament, dar are costuri ascunse: timpul administrativ al tău și al echipei, pierderi din no-show fără plată în avans, erori de facturare și reconciliere. Fă calculul cu cifrele studioului tău: rezervări pe săptămână, preț mediu pe clasă și ore administrative.
Ce să verific într-o ofertă de software pentru studio?
Dacă există comision per tranzacție peste abonament, ce module se plătesc separat, dacă migrarea și configurarea au un cost, dacă suportul în română este inclus, ce se întâmplă când studioul crește și dacă există integrare pentru facturare. Cere lista completă în scris înainte de a semna.
Ce include prețul unui abonament NexiBook?
O singură platformă pentru proprietar, antrenori și clienți, clienți nelimitați, plăți prin Stripe și Netopia cu 0% comision de platformă, facturare integrată cu SmartBill/Oblio, management Reformer, clase live în browser (acces timpuriu) și galerie video on-demand, suport în română. Prețuri cu TVA inclus: Solo 99 RON, Studio 249 RON, Studio Pro 489 RON, NexiScreen de la 449 RON.
Cum calculez dacă merită un sistem plătit pentru studioul meu?
Compară costul abonamentului cu valoarea timpului tău administrativ și cu rezervările pierdute prin no-show, folosind cifrele studioului tău.
Vezi și: Plan Solo (99 RON) · Plan Studio (249 RON) · NexiBook pentru studiouri boutique · NexiBook — Platformă de Management de Studio